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(言われなくてもできる人・察する人)に頼きるのは、ある意味上の立場の人は甘えの要素がある。

皆さんこんにちは今日は誰かに仕事を頼む又は指示をする時の事について思った事を書きます。

 

まず、仕事をしていて、特に細かい指示を出さずに仕事を頼んでも、意図どおりに完璧に仕事を仕上げてくる人が希にいます。日本の会社だと、このような「言われなくてもできる人・察する人」は所謂非常に優秀な人だとみなされる場合が少なくありません。

「言われなくてもできる人・察する人」もっといえば、1をを聞いて10をも知ってしまう忖度のできる人、もしくは、そのように理解度の早い人は、一緒に仕事をするのは、ある意味では非常に気持ちのよい事でもあります。

もっとも、「言われなくてもできる人・察する人」はそれほど多くいるわけではありません。そもそも、「言われなくてもできる人・察する人」だと思われている人も最初から「言われなくてもできる人・察する人」だったということはなく、このような人は、豊富な業務経験の蓄積から言われなくても他人の意図(忖度(そんたく))が汲めるようになったという場合がほとんどです。それを新人に「言われなくてもできる人・察する人」であることを求めてもそれは叶いませんし、標準から大きく逸脱するような指示は、「言われなくてもできる人・察する人」が相手であっても、言わなければやってもらえないのが普通なんです。そして「言われなくてもできる人・察する人」に完全に依存しきってしまう様な、所謂人に仕事を付けると言うやり方、仕事の進め方は、どこかで必ず破綻して、行き詰まる事になっていきます。

もしこれが例えば、チーム等で仕事を進めるとしたならば、やはりコミュニケーションは適切に行わなければなりません。そこで今日は、もし仮にそんなチーム内における適切なコミュニケーションの方法、特に仕事の指示の与え方ついて考えたいきたいと思います。

日本では、高コンテクスト文化・欧米では、低コンテクスト文化である。

まず、チーム内におけるコミュニケーションについて考える前に、まずはコミュニケーション全般について考えてみましょう。コミュニケーションのもっとも標準的なものは言葉を用いて行うコミュニケーションですが、コミュニケーションで表明される意図は必ずしも言葉にすべて含まれているとは限りません。言葉で表現する事ができないもしくは難しい、非言語の領域等も含まれていて、コミュニケーションの際には、言葉の字面だけでなく、コンテクスト(文脈)等も読むことも、重要になってきます

ビジネスをやる上で曖昧な表現は通用しない。

たとえば、「いつものあれやっておいて」と上司から曖昧に指示されたとして、「いつものあれやっておいて」と言う曖昧な言葉だけいくら聞いていても、そんな曖昧な指示の内容は特定できません。このような曖昧な指示でも部下が自分が何をすべきか察して動くことができるのは、この指示が出された状況や普段から自分がしている仕事などのコンテクストを頭の中で参照し「いつものあれ」が実際には何を指すのかをきちんと特定できているからです。前述の「言われなくてもできる人・察する人」はこのコンテクスト参照能力が優れている人だと言い換えることもできます。

コミュニケーションの際、どの程度コンテクストを参照する必要があるかは文化圏によって異なります。例えば日本は、高コンテクスト文化、欧米等は、底コンテクスト文化とも言えます。現にアメリカの文化人類学者であるエドワード・T・ホールは、その頻度によってその文化を高コンテクスト文化、低コンテクスト文化に分類しています。高コンテクスト文化では実際に言葉で表現できていない又は難しいと言う、非言語の内容まで相手に伝わることを前提としてコミュニケーションが行われ、低コンテクスト文化では言葉で表現できていない非言語の領域では、基本的には伝わらないとしてコミュニケーションが行われているのです。

日本人は、曖昧な表現を好む傾向がある、それは、察する事を美徳とする文化(忖度)から来ている。

お気づきのように、日本はかなり高コンテクスト文化の国です。一方で、欧米は低コンテクスト文化だと言われています。よく「欧米人ははっきりとノーを言う」という話を聞くことがありますが、これは「言葉で表現していないことは基本的には伝わらない」という低コンテクスト文化の発想に照らせば納得できます。

高コンテクストなコミュニケーションにつきまとう忖度と言うリスク

高コンテクスト文化も、低コンテクスト文化も、別に優劣があるというわけではありません。日常生活を営む上では、自分の国の文化にあったコミュニケーションスタイルをつらぬけばそれでよいとは思います。

ただ、ビジネスの世界に限定すると、高コンテクストなコミュニケーションには大きなリスクがつきまといます。

相手がコンテクストを正しく読んでくれることをも前提の上で過剰な期待して仕事を投げた結果、意図とは違う結果が帰ってきて手戻りが生じるということは少なくありません。

高コンテクストなコミュニケーションは、実は、失敗した場合には、お互いが嫌な思いをします。仕事を依頼した人は「そのぐらい、いちいち言われないでもわかれよな」という気持ちにもなり、依頼された人も「やって欲しいことがあるなら、まずは、きちんと指示をしろよ」という気持ちになります。コミュニケーションをケチった、もしくは、端折った結果、逆に仕事の量が増え、チームの雰囲気も更に悪化するというのは悲劇です。

仕事は「振る側」にも大きな責任がある事を、忘れてはならない!

特に、日本の場合、「言われなくてもできる人・察する人」のような高コンテクストに対応可能な人が非常に優秀だとみなされることで、「言われないとできない人・察する事が出来ない人」の評価が本当に不当に下げられることがあります。しかし、よくよく考えてみると、実はおかしな話でもあります。

この場合、一番責められるべきは仕事を振られた側ではなく、安易な考えで雑な仕事を振った側の人間です。相手が「言われなくてもできる人・察する人」だからといって、それに甘えて雑に仕事を放り投げ続ける事は、本来許されるべきでは無いのです。ましてや、相手が代わっても同じような曖昧な指示を続け、それで前任者と同じように自分の思い通りに動かないからと言って相手を怒り怒鳴り散らすのなんて論外です。

仕事を振る側には、振られた側以上に重要な仕事を振る責任と言う物があることを忘れてはならないのです。

コミュニケーションミスを防ぐために気をつけるべきこと

そうは言っても、「じゃあなにか、何から何まですべて細かく指示するなんて非現実的な話だろ!そんな時間があるなら自分でやった方がマシだ!」と思う人もいるかもしれません。別に、すべてを細かく指定・指示しろと言いたいわけではないのです。大切なことは、要所でのポイントを適切に伝達する事です。具体的には、どんな仕事を指示する場合にも、以下のポイントだけは外さずに伝達するように心がけるべきです。

仕事を振る場合の要所でのポイント!

  • 第一に、その仕事の目的等は、は必ず伝えるべきです。例えば「資料を作って欲しい」というのであれば、その資料が何に使われるものなのかをきちんと伝えなければ、その目的に向かっていけません。目的が分かりゴールが見えてくれば、どの程度資料を作りこめばいいのか、どのような情報を盛り込めばいいのか等がある程度判断できます。
  • 第二に、成果物のイメージも伝える必要があります。これを実現する一番簡単な方法は、過去の成果物やサンプル(見本)を参考資料として渡すことです。差分があるなら、差分について過去の成果物に照らして説明します。過去の成果物がない場合は、ある程度時間を使ってお互いのイメージのすり合わせをするべきです。
  • 第三に、必要な情報の参照方法も伝達しなければいけません。仕事を進める上で何を見ればいいか、誰に聞けばわかりそうかなど、自分が知っている情報は依頼をした時に一緒に伝えましょう。これを怠ると、相手が一からこれらの情報をさがすことになり、貴重な時間が大きく失われます。
  • 最後に、締め切りも必ず伝えましょう。締め切りを伝えずに、自分の勝手な都合で突然それもいきなり、「そろそろできた?」などと聞くのは余りに反則です。理想を言えば、相手と相談して締め切り日いつなのか、決められるとさらによいでしょう。

以上の4点に気をつけて仕事を依頼するだけで、コミュニケーションミスによる事故はかなり減ります。雑に仕事を放り投げて「言われなくてもできる人・察する人」に頼りきって依存し甘えるのではのではなく、「きっちりと言うべきことを言う人」を目指していただければと私は、思います。要は、人に仕事を付けるやり方ではなく、仕事そのものに人を付けるやり方を実行するべきだと思います。

というわけで今回の投稿は、どうでしたか?

それでは